Was darf eine Weihnachtsfeier kosten? Freibetrag, Rechner & Berliner Preise

Für eine Betriebsveranstaltung wie die Weihnachtsfeier gilt ein Freibetrag von 110 Euro brutto pro teilnehmendem Mitarbeitenden — inklusive Umsatzsteuer und inklusive aller Nebenkosten wie Raum, Musik und Deko. Der Betrag steht zweimal pro Jahr zur Verfügung. Entscheidend ist: Die Gesamtkosten werden auf die tatsächlich erschienenen Personen umgelegt, nicht auf die angemeldeten — Absagen erhöhen also den Betrag pro Kopf.

Wie viel darf eine Weihnachtsfeier pro Mitarbeitendem kosten?

Bis 110 Euro pro teilnehmendem Mitarbeitenden bleibt eine Betriebsveranstaltung lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Dieser Freibetrag ist seit 2015 unverändert — eine im Gesetzgebungsverfahren diskutierte Anhebung auf 150 Euro wurde nicht umgesetzt. Real ist der Betrag dadurch heute deutlich weniger wert als bei seiner Einführung, was bei der Budgetplanung ehrlicherweise berücksichtigt gehört.

Sind die 110 Euro brutto oder netto?

Brutto — also inklusive Umsatzsteuer. Das ist der häufigste Rechenfehler: Wer mit Netto-Angeboten plant (Catering-Preise werden meist netto genannt), muss die Umsatzsteuer aufschlagen, bevor er mit den 110 Euro vergleicht. Ein Menü für 23 Euro netto ist eben nicht 23 Euro im Sinne des Freibetrags.

Hinweis zur Umsatzsteuer 2026: Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in Gastronomie und Catering wieder der ermäßigte Satz von 7 Prozent, für Getränke weiterhin 19 Prozent. Wie sich das auf Pauschalangebote auswirkt, die Speisen und Getränke bündeln, hängt vom Einzelfall ab — das klärt euer Steuerberater anhand des konkreten Angebots.

Was zählt alles in den Betrag hinein?

Deutlich mehr, als die meisten annehmen. In die Berechnung fließen die Gesamtkosten der Veranstaltung inklusive Umsatzsteuer ein — auch die Posten, die nichts mit Essen zu tun haben:

• Speisen und Getränke inklusive aller Pauschalen
• Raum- und Locationmiete
• Musik, DJ, Künstler, Programm und Aktivitäten
• Dekoration, Technik, Bühne, Beleuchtung
• Fahrt- und Übernachtungskosten, wenn der Arbeitgeber sie im Rahmen der Veranstaltung übernimmt
• Geschenke, die im Rahmen der Feier überreicht werden
• Kosten für Begleitpersonen — sie werden dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet

Nicht einzubeziehen sind dagegen rein rechnerische Eigenkosten des Betriebs, etwa Löhne eigener Mitarbeitender für die Organisation. Welche Bausteine bei uns überhaupt zusammenkommen, seht ihr in der Formatübersicht. Wer unsicher ist, welcher Posten wohin gehört, klärt das am besten vorab mit der Lohnbuchhaltung — nachträglich ist die Zuordnung mühsam.

Was passiert, wenn wir über 110 Euro liegen?

Eine gute Nachricht vorweg: Es ist ein Freibetrag, kein Freigrenze-Modell. Das heißt, bei einer Überschreitung wird nicht der gesamte Betrag steuerpflichtig, sondern nur der Teil oberhalb der 110 Euro. Bei 130 Euro pro Kopf sind also 20 Euro der Besteuerung zu unterwerfen, nicht 130.

Für diesen übersteigenden Teil kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent übernehmen (zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer). Der Vorteil der Pauschalierung: Die Zuwendung bleibt für die Mitarbeitenden beitragsfrei in der Sozialversicherung, und niemand findet einen unerwarteten Posten auf der eigenen Abrechnung. Der Nachteil: Es kostet den Betrieb zusätzlich Geld — Grund genug, vorher zu rechnen statt hinterher.

Wie oft im Jahr geht das?

Der Freibetrag steht für zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr zur Verfügung — neben der Weihnachtsfeier lässt sich das Gelände zum Beispiel auch für ein Teamevent auf dem Eis nutzen. Wer im Sommer ein Betriebsfest und im Dezember eine Weihnachtsfeier ausrichtet, kann ihn für beide nutzen. Ab der dritten Veranstaltung im Jahr entfällt die Begünstigung — dann darf der Betrieb allerdings wählen, für welche zwei Veranstaltungen er sie ansetzt, und wird sinnvollerweise die beiden teuersten nehmen.

Was ist mit Partnern und Begleitpersonen?

Begleitpersonen dürfen mitkommen, ihre Kosten bekommen aber keinen eigenen Freibetrag: Sie werden dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet. Praktisch heißt das, dass sich der Pro-Kopf-Betrag für alle, die jemanden mitbringen, verdoppelt — und die 110 Euro dadurch schnell gerissen sind. Wer Begleitpersonen einlädt, sollte das im Budget von Anfang an einkalkulieren, nicht als nette Geste nebenbei.

Was passiert, wenn Leute absagen?

Das ist die teuerste Falle — und die, die in den meisten Ratgebern fehlt. Die Gesamtkosten werden auf die tatsächlich erschienenen Personen umgelegt. Wer für 100 Personen bestellt und mit 80 feiert, verteilt dieselben Kosten auf 80 Köpfe: Der Betrag pro Person steigt um 25 Prozent — ohne dass ein Cent mehr ausgegeben wurde.

Eine Feier, die auf dem Papier mit 105 Euro pro Kopf sicher unter dem Freibetrag lag, kann durch Absagen bei 131 Euro landen und plötzlich steuerpflichtige Anteile erzeugen. Das trifft besonders Feiern in der Grippe- und Erkältungssaison — also genau die Weihnachtsfeiern. Bei kleinen Teams schlägt jede einzelne Absage prozentual am stärksten durch, bei großen Gruppen summiert sich der Effekt über viele Köpfe.

Was kostet eine Weihnachtsfeier in Berlin realistisch?

Belastbare Marktzahlen für Firmenweihnachtsfeiern gibt es kaum — was kursiert, sind grobe Spannen aus Agentur-Blogs. Deshalb hier statt einer erfundenen Durchschnittszahl das, was wir konkret belegen können: unsere eigenen, veröffentlichten Preise.

Zur Orientierung: Zum Menüpreis kommen typischerweise Getränke und mindestens eine Aktivität hinzu, dazu die Umsatzsteuer. Ein Abend mit Essen, Getränkepauschale und einem Programmpunkt liegt damit erfahrungsgemäß in einer Größenordnung, die den Freibetrag ausnutzt, ohne ihn zwangsläufig zu sprengen. Alle Menüs stehen auf der Seite Weihnachtsdinner Berlin, Programmbausteine wie Eisstockschießen und Eislaufen lassen sich frei kombinieren. Ein konkretes Angebot ist hier ehrlicher als jede Beispielrechnung.

Wie plant man das Budget sinnvoll?

1. Rückwärts rechnen: Startet nicht beim Wunschprogramm, sondern beim Freibetrag. 110 Euro brutto pro Kopf mal realistische Teilnehmerzahl ergibt euren steuerfreien Rahmen.
2. Puffer für Absagen einplanen: Kalkuliert mit etwa fünf bis zehn Prozent weniger Teilnehmenden als Zusagen — was ihr an Erfahrungswerten aus den Vorjahren habt, ist besser als jede Faustregel.
3. Netto/Brutto sauber trennen: Angebote kommen meist netto, der Freibetrag ist brutto. Diesen Schritt nicht vergessen.
4. Begleitpersonen bewusst entscheiden: Entweder von Anfang an eingeplant und budgetiert — oder gar nicht.
5. Programm günstig kombinieren: Aktivitäten kosten pro Kopf oft weniger als ein zusätzlicher Menügang — Ideen für die Weihnachtsfeier zeigen, was möglich ist.
6. Überschreitung vorher durchrechnen: Wenn ihr bewusst darüber gehen wollt, kalkuliert die Pauschalsteuer von 25 Prozent auf den Mehrbetrag gleich mit ein.